5 Cara dan Contoh Komunikasi Efektif Seorang Manager Kepada Tim

Source : Mapbox for Unsplash

Leaders, anda pasti tahu dong kalau kemampuan berkomunikasi bagi seorang leader di tempat kerja itu sangat penting? Karena anda bukan hanya memimpin diri sendiri namun juga tim kerja. Sebagai leader, anda bukan sekedar mengatakan kepada tim bahwa mereka harus melakukan ini dan itu. Mungkin, cara tersebut relevan jika diterapkan di masa lalu, namun sekarang sudah tidak lagi, apalagi jika tim kerjamu adalah generasi milenial. Anda harus belajar untuk berkomunikasi secara efektif dengan mereka. Mau tahu bagaimana contoh komunikasi efektif dengan tim kerja?

Daftar Isi

Pengertian Komunikasi Efektif

Sebelum masuk ke contoh komunikasi efektif, kita perlu memahami lebih dulu apa itu komunikasi efektif. Komunikasi efektif bukan hanya berbicara tentang bagaimana memberikan informasi, namun juga tentang bagaimana menerima informasi. Dalam konteks komunikasi efektif sebagai leader ditempat kerja, artinya leader bukan hanya mampu menyampaikan informasi dengan jelas, namun mampu mendengarkan tim masukan dan saran dari tim tentang pekerjaan mereka.

Manajer harus mampu membuat tim kerja merasa bahwa mereka merupakan kontributor berharga yang terlibat dalam mencapai tujuan. Lebih jauh lagi, komunikasi yang efektif lebih dari sekedar bertukar informasi namun juga tentang memahami emosi di balik setiap informasi.

Kenapa Mengetahui Contoh Komunikasi Efektif Itu Penting Bagi Leader?

Dikutip dari situs Harvard Business School Online, menurut sebuah laporan dari Economist Intelligence Unit, komunikasi yang buruk bisa membuat semangat bekerja menjadi rendah. Tujuan perusahaan tidak tercapai salah satu sebabnya karena penjualan yang rendah.

Di sinilah peran leader untuk bisa berkomunikasi secara efektif. Yap, ibaratnya, komunikasi adalah alat paling kuat bagi seorang leader. Karena dengannya, leader mampu menyatukan visi misi dengan tim, memberdayakan tim, membangun kepercayaan tim yang akan berdampak pada kemajuan sebuah organisasi atau perusahaan. Ketika anda sebagai leader kurang komunikasi atau berkomunikasi namun tidak efektif, informasi penting yang disampaikan kepada tim bisa disalahartikan. Hubungan dengan tim menjadi kurang baik, proses kerja terganggu dan menjadi sebuah hambatan bagi kemajuan perusahaan.

Tidak mau dong hal itu terjadi pada anda dan tim?

5 Contoh Komunikasi Efektif dengan Tim Kerja

Berikut ini kami rangkum 5 komunikasi efektif dengan rekan kerja, masing-masing disertai dengan contoh-contoh praktis :

Mendengar secara aktif (active listening)

Source : Amy Hirschi for Unsplash

“When people talk, listen completely. Don’t be thinking what you’re going to say. Most people never listen. Nor do they observe.” – Ernest Hemmingway

Nah, apakah anda juga termasuk orang seperti itu? Saat tim anda sedang berbicara anda malah memikirkan apa yang harus anda katakan pada mereka. Hmm… Jangan dibiasakan, ya. Fokuslah pada apa yang tim anda katakan, bukan apa yang akan anda katakan pada mereka. Bahkan, active listening bukan hanya tentang memahami kata-kata atau informasi, namun juga memahami emosi yang ingin disampaikan oleh mereka dalam kata-kata tersebut.

Mulai sekarang, berlatihlah untuk mendengarkan secara aktif. Ini beberapa tips nya:

Jauhi distraksi

Saat tim sedang berbicara pada anda, hindari kegiatan lain seperti bermain ponsel atau pun menatap layar laptop. Apabila memang ada keperluan yang sifatnya urgent misalnya harus segera membalas email klien, sampaikan pada tim bahwa anda harus melakukannya dan minta tim anda untuk sejenak berhenti berbicara. Hal itu jauh lebih baik daripada anda mencoba multitasking. Bisa-bisa anda malah salah mengartikan apa yang tim sampaikan, bahkan bisa menyebabkan kesalahan dalam proses mengirimkan email ke klien. Fatal, kan?
Hindari Menyela

Tidak sedikit orang yang terbiasa menyela dan mengalihkan pembicaraan. Contohnya begini, saat tim anda bercerita kalau dia susah konsentrasi selama work from home, anda merespon seperti ini,
“Kalau saya sih tidak sesusah itu bla bla bla…” Merespon seperti itu hanya akan membuat lawan bicara tidak ingin melanjutkan ceritanya. Kamu perlu menunjukkan bahwa kamu berminat pada cerita mereka. Cobalah untuk mengangguk sesekali, tersenyum, memberi respon seperti “Ya’’ atau “Oh ya?”
Ulang Kata-Kata di Kepala

Kalau anda termasuk orang yang sulit berkonsentrasi, coba ulang kata-kata mereka di kepala anda. Hal itu bisa membantu anda fokus pada apa yang mereka sampaikan, loh.
Beri Feedback
Kalau tim anda sedang berbicara lalu dia telah menyelesaikan kalimatnya. Berikan feedback yang diawali dengan mengulangi apa yang mereka katakan. “Seperti yang tadi kamu bilang, bla bla…”
Mengulangi disini bukan berarti mengulangi kata demi kata secara utuh, ya. Justru hal itu akan membuat anda terdengar tidak tulus dan tidak cerdas. Maksudnya refleksikan apa yang baru saja anda dengar sesuai dengan yang anda pahami. Bisa berupa memperjelas poin-poin tertentu. Bisa dengan sesekali bertanya, “Apakah maksud dari yang kamu katakan tadi adalah seperti bla bla bla?”

2. Perhatikan Ungkapan Non-Verbal (Body Language)

Source : Sebastian Herrmann for Unsplash

Komunikasi non-verbal mencakup gerak tubuh, kontak mata, ekspresi wajah, nada suara bahkan pernapasan anda. Cara anda melihat, bergerak dan bereaksi terhadap tim membuat mereka lebih mudah menangkap pesan yang anda sampaikan. Hal itu membuat hubungan anda dan tim jauh lebih baik. Berikut beberapa tipsnya :

Jika tim anda adalah generasi milenial, mungkin anda bisa memberi mereka salam khusus setiap kali bertemu seperti adu kepalan tangan agar mereka merasa lebih akrab dan tidak ada gap yang terlalu jauh dengan anda.
Lakukan kontak mata jika anda sedang berbicara dengan tim, condongkan badan kepada lawan bicara. Hal itu menandakan bahwa anda tertarik pada pembicaraan yang sedang berlangsung.

Satu hal lagi, penting bagi anda untuk mempertimbnagkan perbedaan budaya dari masing-masing tim. Barangkali, tidak semua anggota tim suka bila anda melakukan kontak mata berlebihan, ada juga yang tidak nyaman ketika harus bersentuhan fisik dengan anda sekalipun hanya adu kepalan tangan. Pertimbangkan usia, budaya, agama, jenis kelamin dan keadaan emosional amsing-masing tim. Memang tidak mudah namun anda perlu mempelajarinya.

3. Kelola Stres

Source : Unsplash

Pernah tidak saat kondisi emosional anda sedang tidak baik, anda berselisih dengan tim, mengatakan sesuatu yang menyakiti mereka lalu anda menyesalinya? Penyesalan memang selalu datang belakangan, ya.

Coba deh anda belajar untuk mengelola stres. Kalau kamu mampu mengelola stres dan bisa dengan cepat kembali dalam keadaan tenang. Anda bisa tahu kapan situasi yang tepat untuk merespon dan kapan situasi yang tepat untuk tetap diam. Ini beberapa tips yang bisa anda praktikkan:
Gunakan taktik mengulur waktu. Maksudnya, beri waktu untuk anda berpikir. Ulur waktu untuk merespon karena kalau anda buru-buru dalam merespon, kondisi emosional anda yang sedang tidak stabil dapat memperburuk situasi.
Berbicara dengan jelas. Walaupun anda sedang dalam keadaan tidak stabil. Tetap jaga nada bicara anda tetap datar. Lakukan kontak mata dan tunjukkan bahasa tubuh bahwa anda tetap santai dan terbuka.

4. Bersikap Tegas

Mendengarkan secara aktif, memahami emosi tim kerja bukan berarti anda menjadi tidak tegas, ya! Sebagai leader yang menjadi panutan. Anda harus tetap bersikap tegas kepada mereka. Ketegasan membuat anda dapat berkomunikasi dengan jelas dan meningkatkan harga diri anda. Walaupun anda sedang belajar menjadi pemimpin yang berempati terhadap tim, belajarlah untuk mengatakan ‘tidak’ apalagi saat ada tim yang berusaha memanfaatkan diri anda.

5. Terus Melatih Kemampuan Komunikasi

Bagaimana, sudah paham bagaimana penerapannya? Mengetahui teori memang penting namun yang lebih penting lagi adalah anda berlatih dan terus berlatih untuk bisa menerapkan contoh-contoh yang telah kami sebutkan tadi. Jika anda masih bingung dan ingin belajar langsung bersama para coach-coach Paradigm tentang berkomunikasi secara efektif, sila hubungi kami di nomor kontak yang tertera dalam website ini.