Apa itu Manajemen Waktu? Manajemen waktu adalah proses mengatur waktu Anda. Manajemen waktu yang baik membantu Anda menjadwalkan waktu di antara aktivitas terpenting Anda. Manajemen waktu yang efektif berarti Anda mengendalikan waktu dan energi Anda. Mengambil kendali waktu Anda memungkinkan Anda untuk mencapai hasil yang lebih besar dan lebih baik dalam waktu yang lebih singkat, tanpa stres. Manajemen waktu yang baik memungkinkan Anda mencapai tingkat kinerja dan produktivitas yang lebih tinggi. Ketika Anda bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras.
Menurut Buku ”The 7 Habits of Highly Effective People” karangan Stephen R. Covey’s, satu dari 7 kebiasaan orang efektif adalah terbiasa membuat prioritas kerja. Skala prioritas dalam bekerja ini perlu untuk dijadikan sebagai ukuran yang tersusun dalam sebuah daftar berdasarkan tingkat kebutuhan seseorang dalam bekerja. Skala prioritas dalam bekerja biasanya dikarenakan faktor status sosial dari seorang pekerja tersebut, yang mana hal ini dapat berimbas pada prioritas yang dipilihnya. Seperti misalnya seorang dokter maka ia akan cenderung memprioritaskan peralatan kedokteran dan melayani pasien dalam pekerjaannya. Kemampuan kita dalam manajemen waktu adalah faktor penting dalam membuat prioritas kerja.
Memiliki atau mengatur skala prioritas dapat mampu mengetahui apa saja yang harus didahulukan dalam pekerjaannya sehingga lebih menghemat waktu. Akan tetapi sebaliknya jika seseorang tidak memiliki atau mengatur skala prioritas dalam bekerja dengan baik maka dapat mengganggu aktivitas-aktivitas pekerjaannya seperti misalnya tugas yang tidak dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Untuk itu mengatur skala prioritas dalam bekerja menjadi sangat perlu untuk seseorang dalam mengerjakan tugas atau pekerjaannya.
Daftar Isi
Klasifikasi Prioritas Pekerjaan Berdasarkan Manajemen Waktu
Pekerjaan-pekerjaan dapat diklasifikasi berdasarkan tingkat penting dan tidak pentingnya. Klasifikasi ini berdasarkan matrix Covey dan Eisenhower:
1. Pekerjaan yang Membutuhkan Fokus Tinggi
Untuk pekerjaan yang membutuhkan fokus tinggi karena tingkat kesulitannya juga tinggi maka ini masuk dalam pekerjaan sangat penting, apalagi jika dampak/hasil dari pekerjaan ini besar, sesuailah dengan effort yang dikeluarkan. Untuk tahu apakah suatu pekerjaan masuk dalam pekerjaan sangat penting, coba perhatikan tingkat kesulitan, lamanya pengerjaan, deadline pekerjaan singkat, dan hasil/fee besar.
Untuk pekerjaan yang masuk dalam diagram I (Diagram sangat penting) maka agar fokus kita tetap terjaga dan penggunaan waktu bekerja lebih efektif maka jauhkan diri kita dari segala macam gangguan, seperti menutup akses panggilan telepon, mematikan notifikasi email dan media sosial, bahkan dalam waktu yang telah ditetapkan untuk mengerjakan pekerjaan ini sebaiknya juga tidak menerima tamu.
Berapa lama waktu yang diperlukan untuk bisa melakukan pekerjaan ini setiap harinya? Menentukan waktu ini bisa disesuaikan dengan kemampuan diri sendiri. Namun idealnya, orang bisa bekerja dalam tingkat fokus yang tinggi dalam waktu 60-120 menit/hari. Karena itu, manajemen waktu adalah faktor penting dalam menentukan prioritas.
2. Manajemen waktu Pekerjaan Penting yang Mudah Dikerjakan dan Hasil Besar
Pekerjaan penting yang mudah dikerjakan dan memberi hasil yang besar diletakkan di diagram II (penting). Ciri-ciri pekerjaan di diagram ini adalah: pekerjaan mudah dikerjakan, tidak butuh waktu lama saat mengerjakan, dan sesuai dengan keahlian.
Cara mengerjakan pekerjaan di diagram ini, cobalah tetapkan jangka waktu tertentu, misalnya 3 jam, untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus. Contoh-contoh pekerjaan penting yang mudah dikerjakan dan bisa memberi hasil besar, antara lain: membuat proposal kerja sama yang sudah pasti disetujui, menyelesaikan satu desain, menyelesaikan satu artikel, merancang konsep untuk meeting, membuat penawaran harga, membuat konsep produk/jasa, dan sebagainya.
3. Pekerjaan dengan Upaya Tinggi Jika Dikerjakan Sendiri dalam Manajemen waktu
Pada diagram III yang saya sebut dengan kelompok pekerjaan sedang. Untuk pekerjaan seperti ini, alangkah lebih baik jika didelegasikan kepada orang lain yang memiliki kemampuan yang dibutuhkan sehingga pekerjaan bisa selesai lebih cepat. Kita tinggal memeriksa atau mengoreksi sesuai standar kita saja.
Cara menentukan jenis pekerjaan di diagram III bisa dengan menjawab beberapa pertanyaan ini:
- Apakah ada aplikasi yang bisa saya gunakan untuk menyelesaikannya secara otomatis?
- Apakah saya memiliki kemampuan untuk menyelesaikannya sendiri?
- Apakah saya akan bahagia saat mengerjakannya ataukah akan menjadi lebih stres dengan pekerjaan ini?
- Bisakah pekerjaan ini didelegasikan ke orang lain atau adakah orang lain yang akan dengan senang hati mengerjakannya?
4. Pekerjaan yang Membutuhkan Upaya Kecil dan Hasil Kecil (Belum Pasti)
Diagram IV atau diagram untuk pekerjaan tidak penting bisa diisi dengan hal-hal yang paling sering mengacaukan jadwal kerja harian kita. Pekerjaan seperti ini sering sekali kita lakukan dan tanpa sadar menghabiskan (membuang) banyak sekali waktu. Akibatnya, pekerjaan lain yang lebih penting jadi tertunda.
Sebenarnya yang namanya pekerjaan pastilah penting semua. Namun ada pekerjaan-pekerjaan yang sebenarnya termasuk wasting time jika kita tidak mengelolanya dengan baik. Contohnya: membalas email, menelepon rekan lama untuk silaturahmi, membalas notifikasi di media sosial, blog walking, membaca surat penawaran, dan sebagainya. Pekerjaan ini bisa dilakukan sembari menunggu bus, di sela jam rapat, jam istirahat kerja, saat berada di mobil. Artinya, untuk pekerjaan yang masuk di diagram IV, lakukan saat ada waktu luang di antara waktu-waktu padat.
Baca juga : Mengenal Diri Sendiri dengan Tehnik SWOT
Berikut 10 Manfaat Manajemen Waktu Adalah
1. Mengurangi Stres
Mengurangi stres meningkatkan produktivitas dan membantu Anda tidur lebih baik. Ini juga membantu menciptakan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik dalam kehidupan pribadi dan didalam pekerjaan. Kerjakan dahulu pekerjaan yang menjadi prioritas Anda. Manajemen waktu yang baik memungkinkan Anda untuk lebih produktif dengan waktu yang Anda miliki. Peningkatan produktivitas memastikan Anda tetap berada di puncak daftar tugas dan memprioritaskan pekerjaan terpenting Anda. Dengan lebih sedikit stres.
2. Kehidupan kerja lebih seimbang
Salah satu manfaat terpenting dari manajemen waktu adalah keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik. Jika Anda mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, Anda bisa lebih produktif di tempat kerja dan memiliki lebih banyak waktu untuk dihabiskan untuk hubungan Anda yang paling penting. Work-life balance menciptakan keseimbangan yang baik antara kehidupan profesional dan kehidupan pribadi Anda.
3. Menambah waktu luang
Teknik manajemen waktu memastikan Anda memiliki kebebasan waktu untuk melakukan lebih banyak hal yang paling berarti bagi Anda. Manajemen waktu yang baik memastikan Anda memfokuskan waktu pada prioritas terbesar Anda. Prioritas menciptakan kebebasan waktu yang lebih besar. Salah satu manfaat utama dari manajemen waktu adalah kebebasan waktu yang lebih besar. Ketika Anda memiliki kebebasan waktu yang lebih besar, Anda dapat memfokuskan waktu Anda untuk menetapkan dan mencapai tujuan terbesar Anda.
4. Meningkatkan fokus
Manajemen waktu yang efektif meningkatkan fokus Anda dan meningkatkan produktivitas Anda. Fokus yang lebih besar memungkinkan Anda menangkap peluang yang lebih besar. Ini juga memungkinkan Anda untuk menghabiskan lebih banyak waktu pada proyek, tujuan, dan orang-orang yang penting. Ketika Anda mengatur waktu Anda, Anda memiliki fokus yang lebih besar pada aktivitas Anda yang paling produktif. Ini membantu membangun kebiasaan positif. Ini juga memastikan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk kegiatan yang membantu Anda mencapai tujuan Anda.
5. Meningkatkan produktivitas
Keterampilan manajemen waktu yang baik meningkatkan produktivitas Anda dan membantu Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Keterampilan manajemen waktu membantu Anda mengurangi stres dan memprioritaskan waktu Anda. Manajemen waktu yang efektif memperjelas tujuan Anda dan memprioritaskan tugas terpenting Anda. Akibatnya, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk mencapai hasil yang lebih besar dan lebih baik. Agar lebih produktif dengan waktu Anda, penting untuk mengidentifikasi prioritas harian Anda. Mengidentifikasi prioritas Anda membantu Anda menghabiskan waktu paling produktif untuk mengerjakannya.
6. Mengurangi kebiasaan menunda
Penundaan terjadi ketika Anda tidak mengatur waktu Anda. Ketika Anda tidak jelas dan fokus pada tujuan Anda, mudah untuk menunda-nunda. Manajemen waktu yang buruk menyebabkan gangguan dan penundaan. Membangun keterampilan manajemen waktu yang efektif dan mengelola waktu memastikan Anda tidak menunda-nunda. Mengelola waktu Anda memastikan Anda merasa mengendalikan beban kerja Anda, yang membantu menghentikan penundaan. Ketika Anda merasa fokus dan mengendalikan waktu Anda, Anda cenderung tidak menunda-nunda. Ketika Anda jelas dan fokus pada tujuan Anda, Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengerjakan prioritas terbesar Anda.
7. Menyederhanakan tugas yang kompleks
Keterampilan manajemen waktu yang efektif membuat segalanya menjadi sederhana dan mudah. Ketika Anda mengendalikan waktu Anda, Anda lebih percaya diri dan mampu. Manajemen waktu yang baik memastikan Anda merasa jelas dan percaya diri tentang bagaimana menggunakan waktu Anda. Akibatnya, Anda berhenti merasa kewalahan, stres, dan frustrasi. Manajemen waktu yang baik memungkinkan Anda untuk mencapai tujuan Anda dan membuat daftar tugas yang efektif. Perencanaan ini membantu Anda memprioritaskan tugas-tugas terpenting Anda. Akibatnya, Anda menginvestasikan waktu dan energi Anda untuk menghasilkan hasil dan hasil yang Anda inginkan.
8. Mengurangi distraksi
Manajemen waktu yang efektif menghilangkan gangguan dan meningkatkan konsentrasi. Gangguan memengaruhi manajemen waktu Anda dan menurunkan produktivitas Anda. Mengembangkan keterampilan manajemen waktu yang efektif meningkatkan fokus dan membatasi gangguan. Ketika Anda mengatur waktu, Anda dapat merencanakan dengan lebih baik dan memprioritaskan dengan lebih baik. Ini membantu Anda menjadwalkan pekerjaan terpenting Anda. Batasan yang lebih baik meningkatkan fokus memastikan Anda memfokuskan waktu Anda pada prioritas terbesar Anda. Ini juga membantu mengurangi kewalahan dan gangguan.
9. Meningkatan Energi
Salah satu manfaat terbesar dari mengatur waktu adalah energi dan motivasi yang lebih besar. Ketika Anda bekerja lebih lama dan lebih keras, tingkat energi Anda bisa turun dan Anda merasa lelah sepanjang waktu. Ketika Anda memiliki lebih banyak energi, Anda lebih fokus dan produktif lebih lama. Ketika tingkat energi turun, lebih mudah untuk kewalahan dan mulai menunda-nunda. Manajer waktu yang baik menjadwalkan waktu mereka dan beristirahat secara teratur sepanjang hari. Untuk mengatur waktu Anda, jaga tingkat energi Anda tetap tinggi untuk meningkatkan produktivitas.
10. Memberi waktu berpikir
Strategi manajemen waktu yang efektif memberi Anda lebih banyak untuk berpikir dan merencanakan. Merencanakan waktu Anda memastikan Anda memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan prioritas terbesar Anda. Dengan lebih banyak waktu untuk menyusun strategi, Anda memiliki lebih banyak waktu untuk fokus mencapai tujuan Anda. Manajemen waktu yang buruk berarti Anda tidak punya waktu untuk membuat kemajuan pada tujuan terbesar Anda. Memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana membuat kemajuan pada tujuan Anda sama pentingnya dengan mengambil tindakan. Manajemen waktu yang baik memastikan Anda memiliki waktu untuk perencanaan waktu yang strategis dan kreatif. Alhasil, Anda bisa lebih produktif dan fokus dengan waktu yang Anda miliki.
Manajemen Waktu adalah Mengatur Prioritas Kerja, Bagaimana Caranya?
1. Menentukan tujuan utama
Dalam mengatur skala prioritas dalam bekerja maka membutuhkan intuisi untuk mengambil sebuah keputusan. Sehingga akan lebih baik jika Anda memiliki tujuan dari sebuah pekerjaan yang Anda lakukan selama satu minggu. Dengan begitu Anda dapat melakukan pekerjaan sesuai tujuan utama terlebih dahulu baru setelah itu kerjakan pekerjaan selanjutnya.
2. Menganalisis pekerjaan
Hal ini dilakukan untuk memahami dengan baik pekerjaan Anda untuk mengetahui bagian yang sulit dan mudah yang harus dipisahkan. Setelah itu Anda dapat memisahkan pekerjaan Anda dan berikan urutan masing-masing pekerjaan yang harus diselesaikan sesuai dengan waktu yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
3. Menyaring kegiatan
Evaluasi penting untuk mengetahui pentingnya atau mendesaknya suatu pekerjaan yang telah dilakukan atau sebelum dilakukan. Di mana Anda harus mempertimbangkan berbagai aspek dari pekerjaan yang akan dikerjakan. Seperti misalnya besar pengaruh sebuah pekerjaan terhadap diri sendiri, orang lain atau suatu tim pekerjaan. Sehingga dengan hal ini dapat membantu pekerjaan yang paling penting untuk diselesaikan terlebih dahulu.
Ketika sudah melakukan pemilihan mana yang penting maka sebaiknya juga melakukan penyaringan kegiatan atau pekerjaan mana yang harus dikerjakan dan mana yang bisa ditunda untuk sementara waktu. Karena saat sudah terlalu tertumpuk atau padat oleh begitu banyaknya pekerjaan dikhawatirkan akan membuat Anda menjadi tidak ingat berapa banyak pekerjaan yang masih bisa dikerjakan atau memiliki korelasi dengan tujuan Anda.
4. Menggabungkan pekerjaan
Menggabungkan pekerjaan memiliki maksud jika ada beberapa pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu waktu atau bersamaan maka dapat menghemat waktu dan bisa diselesaikan dengan cepat. Akan tetapi hal ini rentan terjadinya ketidakfokusan seseorang dalam bekerja sehingga untuk menggabungkan pekerjaan perlu adanya cara khusus. Seperti misalnya menggabungkan pekerjaan yang memiliki jenis atau cara penyelesaian yang hampir mirip sehingga dalam pengerjaannya pun lebih mudah dan tidak begitu membuat konsentrasi menjadi berantakan.
5. Menghindari kebiasaan buruk
Jika telah mengatur skala prioritas dalam bekerja dengan baik tetapi masih melakukan kebiasaan buruk seperti kebiasaan menunda-nunda pekerjaan dan tidak memiliki tekad yang kuat untuk segera menyelesaikan pekerjaannya. Maka hal itu pun juga tidak akan membuat skala prioritas yang sudah dibuat dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditentukan.
Hal tersebut pun bukan hanya membuat pekerjaan tidak selesai dengan baik dan tepat waktu tetapi juga berdampak pada kemajuan karier ke depannya. Sehingga ketika Anda menginginkan agar pekerjaan terselesaikan dengan baik dan tepat waktu maka Anda harus menghindari kebiasaan-kebiasaan buruk yang dapat merusak skala prioritas yang telah dibuat.***
Source : Lucemiconsulting
PARADIGM