5 Komunikasi Praktis Bahasa Inggris Hotel bagi Resepsionis

Sudah baca artikel sebelumnya mengenai pentingnya Bahasa Inggris di Perhotelan? Disana dijelaskan posisi apa saja yang perlu menguasai Bahasa Inggris dalam industri perhotelan. Yap, resepsionis menjadi salah satunya. Untuk anda yang bekerja sebagai resepsionis di sebuah hotel dan sedang mencari artikel tentang komunikasi praktis bahasa Inggris Hotel bagi resepsionis hotel, anda sedang membaca artikel yang tepat! Sesederhana bagaimana sih cara memanggil tamu hotel, apakah semua perempuan bisa dipanggil ‘Miss’?

Bagaimana tidak, ketika ada tamu datang ke hotel, hal pertama yang mereka tuju adalah resepsionis, bukan? Baik untuk mencari informasi maupun melakukan reservasi. Dan sudah tahu kan jika anda hotel itu background-nya beragam, bukan hanya tamu dari dalam negeri. Ketika mereka datang ke hotel di Indonesia dimana Anda bekerja, paling tidak mereka akan berbicara dalam Bahasa Inggris apabila tidak bisa berbicara dalam Bahasa Indonesia. Karena itulah Bahasa Inggris hotel menjadi sangat penting untuk dikuasai.

Pentingnya Komunikasi Praktis Bahasa Inggris Hotel bagi Resepsionis

Bahasa Inggris menjadi bahasa resmi dalam industri perhotelan. Tidak peduli anda bekerja pada hotel di Indonesia maupun di negara lain seperti Thailand, Malaysia, Prancis, Belanda dan dimana pun, menguasai Bahasa Inggris itu wajib hukumnya.

Meskipun anda mungkin belum bekerja di industri hotel namun punya keinginan untuk bekerja disana sebagai resepsionis, anda juga perlu memiliki kemampuan Bahasa Inggris. Biasanya industri hotel saat ini mencari kandidat-kandidat yang setidaknya mampu berkomunikasi, mampu memahami perkataan orang lain dalam Bahasa Inggris dan bisa menjawabnya.

Walaupun mungkin struktur kalimat dan kosa katanya belum memadai. Namun alangkah jauh lebih baik jika punya kemampuan Bahasa Inggris anda mumpuni. Sehingga kamu akan menjadi resepsionis hotel yang lebih profesional, baik dimata tamu dan pegawai hotel lainnya.

Nah, lalu apa saja sih pengetahuan Bahasa Inggris yang setidaknya harus dimiliki seorang resepsionis hotel? Berikut ini kami paparkan 5 pengetahuan penting Bahasa inggris hotel yang kami kutip dari materi Practical English For Hotelier Program, salah satu program unggulan Paradigm untuk para staff hotel.

5 Komunikasi Praktis Bahasa Inggris Hotel Bagi Resepsionis

1. Menyapa Dengan Panggilan yang Tepat

Sangat penting untuk staff hotel menyapa tamu dengan panggilan yang tepat. Paling tidak disesuaikan dengan jenis kelamin, jabatan dan nama mereka

• Untuk laki-laki: Mr. + nama belakang

• Untuk perempuan: Miss/Mrs./Ms. + nama belakang
  

• Miss + nama belakang (untuk perempuan muda)
  Mrs. + nama belakang (untuk perempuan yang sudah menikah)
  Ms. + nama belakang (untuk perempuan yang belum menikah)
  Panggilan untuk laki-laki tidak rumit, ya? Karena semuanya sama. Khusus untuk panggilan untuk perempuan, bagaimana jika kamu tidak tahu apakah Ia sudah menikah atau belum? Kamu bisa sapa dengan panggilan ‘’Ms.”

  Dalam percakapan yang formal, kamu juga bisa menggunakan panggilan “Sir” dan “Madam/Ma’am”.

• Untuk seseorang dengan jabatan profesional
  Jika anda tahu bahwa tamu anda punya jabatan tertentu, alangkah jauh lebih baik jika memannggilnya dengan sebutan khusus,
  Contoh:
  Doctor atau Professor Sastro
  Commander atau Lieutenant Wayan
  Her Excellency Hermanto
  Your Highness Ahmadi
  Bagaimana jika anda tidak tahu jabatan mereka? Cukup gunakan panggilan “Mr./Ms.”
  

Baca Juga: Pentingnya Kemampuan Berbahasa Asing Bagi Pengembangan Karir

2. Berkomunikasi Via Telfon

Pelanggan hotel tidak hanya melakukan reservasi secara langsung bukan? Alias banyak dari mereka yang mencari informasi dan melakukan reservasi via telfon. Karena itu penting bagi anda untuk tahu bagaimana cara berkomunikasi dengan mereka via telfon, termasuk bagaimana cara menjawab ketika ada panggilan masuk, bertanya, mengonfirmasi, menyambungkan telfon ke rekan lain serta cara mencatat hal penting.

• Cara Menjawab Telfon
  

  Ketika anda menerima telefon, ini hal penting yang perlu anda katakan,
  – Ucapan salam
  – Nama perusahaan anda
  – Nama anda
  – Tanyakan apa yang bisa anda bantu
  “Paradigm. Good afternoon. Mira’s speaking. How may I help you?”
  
  Setelah itu anda perlu tahu informasi mengenai si penelefon seperti siapa nama penelefon atau darimana mereka berasal.
  “May I have your name, please?”
  “May I know who’s speaking?”

• Bertanya dan Mengonfirmasi Informasi
  

  Apabila anda perlu mengonfirmasi nama mereka, anda bisa katakan ini,
  “Is this Mr. Roma?’’
  “Am I speaking to Ms. Rani”

 

3. Menyambungkan Telefon ke Orang Lain

Kadang, seseorang yang menelefon ingin berbicara dengan orang lain misalnya rekan Anda, Ia berkata seperti,
“May I speak to Eva?’’
“I’d like to speak to Anna, please.”

• Apabila anda perlu memastikan apakah rekan anda ada ditempat atau tidak
  

  anda bisa menjawab,
  “Let me see if he/she is available.

• Apabila rekan anda tidak ada ditempat
  

  anda bisa menjawab,
  “I’m afraid he’s not available at the moment”
  “Would you like to leave a message?”/
  “Can I take a message?”

• Apabila tidak ada rekan anda yang penelefon cari
  

  Misalnya bernama Eva atau Anna, anda bisa menginfokan kalau penelefon mungkin salah nomor,
  “I’m sorry, there’s nobody here by that name.”
  “I’m sorry, you must have the wrong number.

4. Mencatat Informasi

Nah, ketika seseorang yang menelefon tidak bisa berbicara dengan rekan anda yang Ia cari, bisa jadi Ia menitipkan pesan untuk disampaikan kepada rekan anda. Karena itu anda perlu mencatatnya dan mengonfirmasi kembali,
James: “Could you please take a message? Please tell Eva that…”
You : “Let me see if I got that right. [Repeat the information], correct?”
James: “I’d like to leave her/him a message. Please let Eva know that…”
You: “Let me read it back to you, [repeating the information]”

5. Meminta untuk Menelefon Kembali

Pada situasi dimana penelefon menanyakan sesuatu yang belum bisa anda jawab, anda bisa meminta untuk menelefon mereka di lain waktu. Berikut ini rekomendasi kalimat yang bisa anda gunakan,

• Jika anda berencana menelefon mereka kembali dalam waktu kurang dari 1 jam
  

  “I don’t have that information right now. Can I call you right back?”
  Keywordnya adalah kata ‘Right back’

• Jika anda berencana menelefon mereka kembali dalam waktu lama
  

  “Can I call you back this afternoon/tomorrow?”
  “I’ll need to find out if we can do that. Let me call you back.”
  
  Setelah membaca 5 pengetahuan Bahasa Inggris hotel untuk resepsionis diatas, jangan lupa untuk mempraktikannya ketika berkomunikasi dengan pelanggan anda, ya!