Learner, saat bekerja pasti kita dihadapkan pada banyak interaksi untuk mengakomodir pekerjaan, salah satunya dengan klien atau seseorang yang menggunakan jasa maupun produk perusahaan. Satu kesalahan miskomunikasi, misalnya tidak memahami dengan baik permintaan dan mengerjakan proyek tanpa verifikasi lebih lanjut ke klien dapat berujung pada pekerjaan yang berantakan hingga mendapatkan teguran atasan. Padahal klien adalah salah satu aset terpenting dalam bisnis.
Kesalahan miskomunikasi dengan klien dapat mengakibatkan penurunan produktivitas, hubungan profesional yang terganggu, dan paling buruknya membuat prospek bisnis menurun lantaran citra kurang baik di mata klien.
Oleh karena itu, untuk berkomunikasi dengan klien, kita dituntut agar totalitas dan memahami segala keinginannya. Sama seperti halnya istilah “pembeli adalah raja”, keinginan klien harus dipenuhi dengan tepat karena mereka merupakan aset terpenting dalam bisnis.
“We see our customers as invited guests to a party, and we are the hosts. It’s our job every day to make every important aspect of the customer experience a little bit better.” – Jeff Bezos
Daftar Isi
Pentingnya Koordinasi dengan Klien
Seperti halnya percakapan menyenangkan dengan seorang teman yang dapat membantu mengurangi stres, memiliki hubungan komunikasi bermakna dengan klien kemungkinan dapat meningkatkan relasi bisnis. Maka dari itu, mempunyai koordinasi yang baik dengan klien dapat memberikan sejumlah manfaat bagi perusahaan, diantaranya:
-
Ekspektasi klien yang terjaga
Berdasarkan laporan McKinsey, biro konsultasi manajemen perusahaan global menyebut bahwa 70% pelanggan mengaitkan pengalaman mereka dengan bagaimana mereka diperlakukan.
Ekspektasi yang dapat terpenuhi dengan baik, seperti adanya koordinasi komunikasi yang lancar meningkatkan pengalaman lebih menyenangkan dan menumbuhkan rasa profesionalisme. -
Membangun hubungan lebih baik
Ketika kita dapat berkoordinasi secara efektif dan lancar, klien akan merasa dimengerti dan membuatnya merasa baik.
Hal tersebut tentunya dapat membangun hubungan yang kuat sehingga hal-hal sulit dalam pengerjaan proyek tetap dapat ditangani tanpa kehilangan kepercayaan dan tetap meningkatkan loyalitas klien. -
Meminimalisir kekacauan
Koordinasi yang berjalan secara efektif dan efisien dapat meminimalisir kekacauan. Pasalnya, pesan yang disampaikan dengan jelas dapat membuat instruksi pengerjaan proyek klien mudah diproses tim pelaksana.
Meningkatkan Komunikasi Efektif dengan Klien
Untuk memperlancar koordinasi dengan klien, kita membutuhkan kemampuan komunikasi efektif dalam hal pelaporan, diskusi, dan transfer pengetahuan yang berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan proyek.
Memiliki kemampuan komunikasi efektif terhadap klien merupakan salah satu hal penting untuk menjaga hubungan bisnis yang sehat sekaligus dalam memastikan bahwa setiap proyek klien berjalan sesuai harapan.
Komunikasi efektif dapat meminimalisir miskomunikasi. Maka dari itu, kita harus memiliki kemampuan dasar berikut ini agar bisa membangun hubungan komunikasi yang lebih baik dengan klien, diantaranya:
- Empati
- Nada suara yang ramah
- Aktif mendengarkan
- Sopan
- Sabar
- Kemampuan untuk menghadapi argumen
- Logis tapi tetap bijak
- Mudah mengerti
Meningkatkan komunikasi efektif dengan klien dapat dipelajari seiring dengan pengalaman yang didapatkan, begitu pula kemampuan dasar di atas akan terus berkembang selama kita mau untuk terus belajar memahami klien.
Baca Juga: 10 Tips Komunikasi Efektif dengan Atasan, Simak Ulasannya!
9 Tips Menjaga Koordinasi dengan Klien
-
Transparansi atau keterbukaan
Ketika menemukan kendala dalam menjalankan proyek, sebaiknya bicarakan secara terbuka dengan klien. Transparansi menjadi kunci penting dalam berkoordinasi agar alur pekerjaan berjalan sesuai dengan rencana. Antara perusahaan dan klien harus bisa saling menjelaskan hingga keduanya mengerti. -
Jangan banyak berjanji
Banyak berjanji bukan merupakan cara yang baik dalam menjalin koordinasi dengan klien. Kamu bisa mengajukan ide atau sesuatu yang baru kepada klien, tetapi jangan lupa juga membuat rencana cadangan jika ide tidak berjalan seperti yang diinginkan. -
Ajukan pertanyaan dan tunjukkan ketertarikan
Klien mungkin memiliki banyak pertanyaan untuk diajukan ketika berdiskusi tentang bisnis perusahaan. Meski begitu, saat berkoordinasi kamu sebaiknya angan sungkan untuk mengajukan pertanyaan terkait proyek yang sedang dijalankan.
Tunjukkan ketertarikan dalam mengerjakan proyek klien dan pastikan kamu sudah memahami apa yang akan dikerjakan sehingga koordinasi dapat berjalan lancar sekailigus membangun citra perusahaan lebih baik. -
Tetap sabar
Karena klien adalah aset penting, hindari menyela klien ketika mereka sedang berbicara. Bahkan ketika kamu memiliki solusi yang bagus ketika mereka bicara, tetap sabar dan tunggu klien menyelesaikan kalimatnya hingga selesai.
Interupsi atau memotong pembicaraan klien dapat membuat mereka kesal dan merasa tidak dihargai. Oleh karena itu, pastikan untuk menjaga nada suara dan interaksi agar tetap positif, ramah, serta bersahabat agar memperlancar koordinasi. -
Hargai ide atau saran klien
Ketika bekerja sama atau mengerjakan proyek klien, mungkin kamu akan merasa menjadi pihak yang paling tahu segalanya. Namun dalam bisnis, sebagai seorang ahli, kamu berada dalam posisi untuk memberikan masukan dan saran untuk membuat hal tersebut sesuai keinginan klien agar jadi lebih baik.
Jika klien memutuskan untuk tidak menggunakan pendapatmu, jangan kehilangan semangat. Tetaplah professional dan komunikasikan ide-idemu dengan jelas agar koordinasi tetap lancar. -
Memiliki kesepakatan yang jelas
Sebelum menjalin kerjasama, tetapkan perjanjian atau kontrak untuk ditandatangani oleh klien. Pastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman tentang produk atau layanan apa yang akan didapatkan dan tidak.
Perjanjian kesepakatan menjadi tindakan pencegahan jika klien menuntut layanan yang bukan bagian dari perjanjian. Hal tersebut juga jadi salah satu cara agar pekerjaan tetap dapat terkoordinasi. -
Bagikan update pengerjaan proyek secara teratur
Berikan ketenangan kepada klien dengan memperbarui perkembangan progres pengerjaan proyek. Dengan melakukan hal tersebut, kamu memberikan jaminan kepada klien terkait proyek yang dikerjakan berjalan sesuai alur dan ingatlah untuk menetapkan tenggat waktu kapan semuanya harus diselesaikan. -
Jangan takut untuk berkata “tidak”
Dalam bisnis, tentunya kita pasti ingin memiliki klien sebanyaknya Sayangnya, sebagian keinginan klien mungkin tidak sesuai dengan produk atau layanan perusahaan sehingga menuntutmu untuk mengatakan “tidak” terhadap permintaannya.
Menolak permintaan klien yang kamu tahu tidak dapat mengerjakannya dapat menjaga integritas dan harapan dalam bisnis. Selain itu, tegas dalam bekerjasama membangun citra bahwa kamu memegang teguh kata-kata dan janji yang diberikan sekaligus membantu klien lebih mempercayai serta menghormatimu. -
Gunakan media yang tepat untuk berkomunikasi
Pertemuan tatap muka bukan satu-satunya cara untuk berkoordinasi dan membangun hubungan dengan klien. Email, SMS, dan media sosial berperan dalam proses tersebut sehingga pastikan kamu menggunakan media yang tepat untuk situasi yang tepat.
Email merupakan cara yang ditargetkan dan terukur untuk berkomunikasi, tetapi membuatmu perlu memastikan kalimat tertulis tersampaikan dengan benar. Sedangkan platform media sosial adalah cara untuk melibatkan klien potensial dengan interaksi lebih santai.
Berkoordinasi dengan klien membutuhkan banyak kemampuan yang perlu dipelajari, salah satunya seperti komunikasi efektif. Jangan sampai klien mengurungkan niat untuk bekerja sama karena perilaku kita yang buruk dalam berkoordinasi.
Maka dari itu, yuk coba terapkan 9 tips menjaga koordinasi dengan klien sebagai aset penting dalam bisnis. Siapa nih yang punya pengalaman unik saat membangun koordinasi dengan klien?
Referensi:
https://www.proofhub.com/articles/client-communication-skills
Asy Syaffa Nada A.